Välfungerande Lean Portfolio Management (LPM) kan hjälpa avsevärt under svåra ekonomiska tider. Men behöver vi ändra vår strategi för att hantera investeringar inom LPM för att hantera dessa utmaningar eller kan vi fortsätta som vanligt? Låt oss titta på några av metoderna inom LPM och hur de kan hjälpa oss att få ut det mesta av våra investeringar, även under tuffa ekonomiska tider.
Kom ihåg att LPM inte primärt handlar om kostnadsbesparingar; när det görs på rätt sätt kan det faktiskt spara kostnader.

Följ upp och mät Epic MVP:er

Ta en närmare titt på de pågående Epic MVP:erna (Minimum Viable Product). Dessa MVP:er arbetas på för att validera eller ogiltigförklara en hypotes. Låt oss undersöka de ledande indikatorerna - förhoppningsvis är de definierade indikatorerna användbara och på rätt nivå.

Kanske har vi redan tillräckligt med data för att fatta ett beslut. Visar data att vi är på rätt spår eller pekar det mot en ogiltigförklaring av våra initiala önskningar och hypotes? I så fall är det dags att pivotera från denna Portfolio Epic och undvika att investera ytterligare i något som inte ger oss önskad utkomst. Vi vill inte kasta bra pengar efter dåliga. Detta är vad LPM och Lean-startup-cykeln handlar om - att snabbt pivotera från oproduktiva insatser och fokusera på att hitta och investera i idéer med bästa möjliga resultat.

Teamen kan nu planera att gå vidare till nästa Epic MVP i kön och dess funktioner eller annat arbete med cost of delay. Detta bör vara en odramatisk händelse.

Minska storlek på Epics i utforskande states

Vi har en mängd Epics i granskning eller analys (WIP-limits, guys!). Varje Epic tar upp utrymme, håller våra händer sysselsatta och använder resurser. Kanske en satsning vi vill göra, en risk vi vill ta, vilket är nödvändigt för att innovation ska ske. Men även om vi vet att små batcher flödar snabbare genom systemet, från organisationen till kunden, tenderar våra Epics att bli större än de behöver vara. Överfulla med affärsresultat, kanske?

Några är bara stora per definition, men nu är vi nyfikna på resten. Jag vill leta efter Epics med mycket breda affärsresultat eller de med flera mål och faktiskt mer än en MVP. De är ofta bra kandidater för uppdelning och ändring av storlek. Genom att dela upp Epics får vi snabbare feedback när vi börjar arbeta på dem. Vi lär oss mer för en mindre investering och kan prioritera mer effektivt.

Öka det lokala beslutsfattandet

Under svåra tider kan vi känna att vi behöver mer kontroll, men betyder det att vi ska centralisera kontrollen? Istället kan vi överväga att öka det lokala beslutsfattandet ännu mer.

Vi vill kunna fatta ännu mer informerade beslut i teamen i frontlinjen, nära lösningarna och kunderna. Product Management, arkitekter och team med beslutsrätt är bättre rustade att fatta lokala produktbeslut och göra vad som krävs för att öka och bibehålla efterfrågan på de lösningar de hanterar och utvecklar. Och det är precis vad vi strävar efter att främja. Budgetramarna (Budget Guardrails) inom LPM kan ge riktlinjer och sätta gränser för hur pengarna spenderas, samtidigt som de tillåter lokalt kontroll:

Kapacitetsallokering
Med kapacitetsallokering vill vi identifiera och anpassa mängden nya features jämfört med mängden stories för underhåll, arkitekturens enablers med mera som vi tar med i planeringsperioden från kommande PI-planeringar. Är det taktiskt bättre just nu att fokusera mer på att hålla igång befintliga lösningar eller vill vi hellre introducera fler differentierande nya funktioner i produkterna och tjänsterna? Vad säger den snabbt föränderliga marknaden, och vill vi främja effektivitet eller effekt?

Engagemang från affärsägare och Epic-tröskelvärde
När gjorde du faktiskt en uppföljning på affärsägarnas (Business Owners) engagemang, närvaro hos teamen och frekvensen av deras interaktioner senast?
Jag pratar om decentraliserat beslutsfattande här, och för att stödja det vill vi se till att det finns en stor mängd interaktioner här. Vi vill se många diskussioner i vår organisation om vad vi kan göra för att förbättra och sträva mot samma mål i produktutveckling och affärsutveckling.
Och hur stort måste ett initiativ vara för att vara en för portfölj-epic? Jag ser en tendens att tröskelvärdet ofta är lågt, vilket skapar många samtal i portföljen. Vi skulle hellre låta det lokala Product Management och teamen ta hand om mer av initiativen, i samarbete med affärsägare och intressenter.

Review av Investment Horizons 
Med tanke på den nuvarande situationen tror jag att det är viktigare än någonsin att fokusera på investeringshorisonterna och utvärdera hur vi fördelar våra investeringar mellan de olika horisonterna. Kanske är det precis rätt tid att omfördela medel till nya erbjudanden som håller på att växa fram (horisont 2) eftersom marknaden verkligen håller på att förändras? Å andra sidan, om vi står inför ekonomiska svårigheter, kan det vara nödvändigt att prioritera att säkra intäkter från befintliga lösningar och bibehålla vår marknadsandel (horisont 3). Vi vill se till att vi inte missar nya innovationer och marknader som uppstår och tillåter och främjar utforskande och test av dem (horisont 1). Kanske är det precis inom innovation vi behöver satsa mer och öka våra investeringar.

Vad som än gäller i vårt företag så kommer vi att kunna få nytta av en översyn här, så länge vi kommer ihåg att medan vi vill fortsätta driva vår nuvarande affär så har vi inte råd att dra tillbaka alla våra trupper från innovationsområden, vilket skulle hämma innovation och riskera att svälta ut framtiden för företaget.

Det här var några exempel på hur LPM kan stödja våra ansträngningar och hjälpa oss att överleva och t.o.m blomstra i en utmanande ekonomi. Det är viktigt att upprätthålla förtroendet för dessa metoder och inte återgå till gamla arbetssätt bara för att vi är skrämda av verkligheten. Lean Portfolio Management är utformat för att hjälpa oss att navigera i en osäker framtid, oavsett ekonomins tillstånd.

Men vad med Agil strategi, Lean budgetering och prognoser?
En väl fungerande Strategisk planering är så klart högsta prioritet under tuffa tider, och några ord om det behövs också.
Mer om det i del två, som kommer snart.